上一篇把公文和普通文章的分界落在一句话上：收文的人是来办事的。顺着这句话往下走，最容易卡住的地方就是文种——这件事到底该用哪个名称发出去。实际被退回来的稿子，很多不是文字不好，而是文种选错了：该发函的发了通知，该发通报的发了决定。明明是单位内部的活动安排，却写成了一则“公告”。
《党政机关公文处理工作条例》规定了十五种公文种类，每一种都写明了适用情形。1 把它们背下来意义不大；但把它们按方向排成一张地图，再记住几组容易混的边界，选文种就变成一件有步骤可循的事。
第一步不是挑文种，是先看你和对方是什么关系
条例第十四条写得很清楚：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”1 这句话的意思是，一份公文能往哪个方向走，由你们两家单位之间的组织关系决定，不由你希望这份文件看起来有多重决定。
公文按方向分三类：
- 上行文：下级机关报给上级机关，如请示、报告；
- 下行文：上级机关发给所属下级机关，如通知、通报、批复；
- 平行文：平级或不相隶属的机关之间，主要是函。2
“隶属关系”要理解准，它指的是领导与被领导、指导与被指导的关系。市政府和它下属的局之间有隶属关系，市财政局和市教育局之间通常没有；你所在的国企和上级集团公司之间是隶属关系，和本地另一家没有股权、也没有管理关系的国企之间就没有。
这个关系是硬约束。你和对方没有隶属关系，你发的文件对对方就没有指挥权，写“请务必于×日前完成”也不成立——对方不归你管，你没有给它布置任务的权力。所以选文种的第一步永远是先看关系：对方是我的上级、我的下级，还是跟我谁都不管谁。
十五种文种按方向排开
把十五种文种分别放进对应的方向，地图就出来了。
| 方向 | 文种 | 条例里的适用情形（要点） |
|---|---|---|
| 上行 | 请示 | 向上级请求指示、批准 |
| 上行 | 报告 | 向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问 |
| 三个方向都可以 | 意见 | 对重要问题提出见解和处理办法 |
| 下行 | 通知 | 发布、传达要求下级执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文 |
| 下行 | 通报 | 表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知重要情况 |
| 下行 | 批复 | 答复下级机关请示事项 |
| 下行 | 决定 | 对重要事项作出决策和部署、奖惩单位和人员、变更或撤销下级不适当的决定 |
| 下行 | 决议 | 会议讨论通过的重大决策事项 |
| 下行 | 命令（令） | 公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖 |
| 下行 | 纪要 | 记载会议主要情况和议定事项 |
| 面向公众公布 | 公告 | 向国内外宣布重要事项或者法定事项 |
| 面向公众公布 | 通告 | 在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 |
| 面向公众公布 | 公报 | 公布重要决定或者重大事项 |
| 向权力机关 | 议案 | 政府按法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项 |
| 平行 | 函 | 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项 |
有三处需要说明。
意见是唯一横跨三个方向的文种。 向上，可以用它向上级提出对某个重要问题的见解和建议；向下，可以用它对下级工作给出处理办法；平级之间也能用。它之所以灵活，是因为条例只限定了它办什么事（“对重要问题提出见解和处理办法”），没有限定收文对象。
通知在方向上有一点弹性。 条例的表述是“要求下级机关执行 和有关单位 周知或者执行的事项”——后半句里的“有关单位”可以包括不相隶属的单位，比如通知相关单位参加一次会议、报送一次材料。但要让不相隶属单位去“执行”某项任务，就不能靠通知，那属于商洽，得用函。
公告、通告、公报是面向不特定对象的公布性文种。 它们没有具体的主送机关，是发向社会公众的，不是机关内部办事的工具。命令（令）的发文主体也由法律法规限定，普通单位一般用不上。
第二步：问对方收到之后要做什么
方向定下来，同一方向里还有好几个文种。这时靠第二个问题区分：我要收文的人做完什么动作，这件事才算办完？
- 要上级 批准或给指示 的，是请示；
- 只要上级 知道情况 的，是报告；
- 要下级 照着办一件事 的，是通知；
- 要 答复下级 报上来的请示的，是批复；
- 要把某件事 让全系统都看到，并从中学习或引以为戒 的，是通报；
- 要 给某件事定个结论、给某个单位或人员定一份奖惩 的，是决定；
- 只是 商洽、询问、请求配合 的，是函。
一句话记：文种跟着动词走——批准、执行、知悉、商洽，各有各的名字。
最容易混的几组边界
第一组：公告、通告、通知。 三者都带“知”的意思，对象和场合却完全不同。公告是“向国内外宣布”重要事项或法定事项；通告是“在一定范围内”公布应当遵守或周知的事项，往往带专业性和约束力，比如某路段的交通管制通告；通知则是机关内部或上下级之间办事用的。职场上最常见的错法，是把单位内部的活动安排写成“公告”——《关于举办职工运动会的公告》。运动会只需要本单位职工知道，既不是向国内外宣布的重要事项，也不是法定事项，用通知才对。这一步错，暴露的是没弄清这份文件到底给谁看。
第二组：通报和通知。 名字只差一个字，用意差很远。通知是布置任务的，收文的人要去做一件具体的事；通报是告知和教育的，收文的人要从中受到启发或警示。所以“关于开展安全隐患排查的通知”必须写清排查范围、报送时限和报送方式；“关于××事故的通报”重点是把经过、原因、教训讲清楚，让全系统对照检查。同一件事经常两份都用：先发通报说明情况，再发通知布置整改。
第三组：决定和通报，以及批复和函。 同样是表扬或批评，重在作出处理结论（记功、处分、变更或撤销某项决定）的，用决定；重在让这个情况被大家知道、以便学习或警醒的，用通报。两者不是谁比谁“更正式”，而是办事目的不同：决定产生的是对当事人的处理效力，通报产生的是对读者的教育效果。
批复和函的界线同样值得记牢。批复只能答复 下级机关 的请示，前提是对方先报了请示过来；如果来请求批准的是与你 不相隶属 的单位，即使同样是“请予批准”，也只能用函答复，不能发批复——因为你没有对它下批复的权力。这又一次说明，方向是硬约束。
顺带一个避坑：标题末尾只能有一个文种。“关于××工作的请示报告”这类写法，标题里同时出现两个文种，收文的人第一眼就不知道该按哪条流程转：按请示要给你答复，按报告只需阅知。这不是措辞讲究不讲究的问题，是流程会被卡住。
一张选框用的流程图
把上面的判断合起来，落笔前按这个顺序走一遍：
实际使用时再补两句核对：上行文原则上只主送一个上级机关，请示要一文一事。这两条写在条例第十五条里1，它们和文种选择其实是同一件事的两面——文种决定了走哪条路，主送机关和一文一事决定这条路能不能走通。
到这里，地图是完整的：关系定方向，方向定大类，动作定具体文种，剩下的边界靠几组对比记住。