上一篇解决的是“选哪一类文种”：这件事到底该发通知，还是发函、发通报。这一篇假定文种已经定下来是通知，讲之后的活怎么干——通知里究竟写什么。

先要收窄一下范围。“通知”是个大家族：印发和转发性通知、任免通知、会议通知、知照性通知、布置工作的指示性通知，结构和重点都不一样，一篇讲不完。这篇只讲最常用、也最容易写空的那一种：要求下级或者本系统单位办一件事的工作通知。它的正文骨架最清楚，就是常说的三段：发文缘由、通知事项、执行要求。其他几类放在最后用一小段交代差异。

标题：三块拼起来，别让人猜不出要他干什么

《党政机关公文处理工作条例》第九条说，标题“由发文机关名称、事由和文种组成”1。落到通知上就是：《××××关于××××的通知》。三块里最容易写坏的是“事由”，因为它不是随便填一个话题，而要说清“要办的事”。对比这两个标题：《关于开展安全工作的通知》和《关于开展办公场所消防安全隐患自查的通知》。前者的收文人看完仍然不知道要干什么，还得翻正文去找；通知的标题本来就在替承办人做第一遍筛选，他要能扫一眼就判断“这事归不归我办、要不要马上办”。事由要落到具体动作上。

几个反复出现的错法：

  • 事由太笼统，或者干脆只写“通知”两个字。极简的内部事务性通知可以这么处理，正式发文不行。
  • 重复用“关于”，转发、印发类最多见。处理办法是把被转发文件的全称放进书名号里，整体当成“转发／印发”的宾语：《××办公室转发〈××关于××工作的通知〉的通知》。
  • 一行排不下需要回行时，要做到词意完整、排列对称，不能把“自查”这两个字拆到两行，“的”字也不能落在行首2。

主送机关：写不出具体单位，先怀疑文种选错了

主送机关是“公文的主要受理机关”1，就是这份通知要它去办事的人。它写在标题下空一行、居左顶格，末尾一个全角冒号；回行时仍然顶格2。

常见的几种毛病：

用没有边界的统称。“各有关单位”“相关部门”看着省事，但主送机关是收发文登记和分办的依据——办公室拿到文，要按名字往下派活。统称本身是允许的，前提是它能框出确定的收文范围，像“各分公司、各部门”“各省、自治区、直辖市人民政府”。

把只该抄送的单位塞进主送。 主送要办、抄送只要知道，两者混在一起，承办责任就糊了。

该写主送机关的场合不写。 通知是办事文书，必须有明确的收文对象。如果这件事面向的是不特定的社会公众，你无论如何写不出具体单位，那正是上一篇讲的场合错位——该用通告，不是通知。

正文三段，各自回答一个问题

发文缘由：为什么现在要发

第一段交代发文的原因。常见三种开头：依据式，“根据《××××》和×月×日××会议部署”；目的式，“为做好××××工作”；情况式，“近期检查发现，……”。三种可以叠用，先讲情况、再讲依据、再讲目的，最后都要收在同一个句子上：“现将有关事项通知如下：”

这一段最容易写坏的地方，是写成一段与后文对不上的背景综述。缘由里点出的问题，后面事项里必须有对应的动作。前面写“部分办公场所疏散通道堆物”，后面的事项就该有“检查疏散通道是否畅通”；如果缘由洋洋洒洒讲了一堆形势，事项里只要求交一张表，收文的人会怀疑这份文重点到底在哪。

通知事项：谁、什么时候、把什么做到什么程度

这是主体，分条列项写。每一条都要能回答五个问题，缺一项，对方就会打电话来问：做什么、谁做、做到什么标准、什么时候完成、结果报给谁。把这五件事写全，一条通知基本就能落地。

一、开展自查。各部门对本部门管理的办公区域、库房逐一排查，重点检查疏散通道是否畅通、灭火器和应急指示灯是否完好有效、插线板是否存在超负荷使用。查到的问题逐项登记，不得漏项。

二、即查即改。能当场整改的立即整改；不能当场整改的，明确整改责任人和完成时限，整改完成前采取临时防护措施。

三、报送清单。请各部门将《消防安全隐患自查清单》（见附件）经分管负责人审核后，于6月20日前报送办公室安全管理岗。

三条各有动词——排查、整改、报送；各自带着标准或者时限；责任主体都落在“各部门”身上。这就是能验收的写法。

反过来，看起来最像公文的那些句子——“进一步提高思想认识”“切实加强组织领导”——恰恰是通知里最不该占篇幅的。它们不是事项，是态度。压成执行要求里的一句话，或者直接删掉，都不影响对方办事。

分条时，层次序数按规定依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”2。

执行要求：什么时候交、交给谁

最后收口，交代三件事：时限、报送方式和对象、督办责任（哪个部门或者哪位联系人、电话多少）。内容简单的通知，正文到这里就完了，不必硬加一句“请遵照执行”。报送这类事能写硬信息就写硬信息——“6月20日前报送办公室安全管理岗（联系人：×××，电话：×××）”，比“请及时上报”有用得多。

结尾用语和落款：别用别的文种的句子

“特此通知”通行做法是另起一段、左空二字，它更适合内容简短的知照性通知。工作通知的最后一段通常已经是执行要求，再加一句反而像话没说完，不写并不违规。

文种对不上的结语一律不用：不做“此致敬礼”，那是书信体；不写“妥否，请批示”，那是请示的用语；也不写“以上报告，请审阅”，那是报告的用语。通知落到对方身上的是执行，结语落在“请遵照执行”“请按要求抓好落实”这类动词上才顺。

落款写发文机关署名和成文日期。成文日期用阿拉伯数字把年、月、日标全，年份写全称，月、日不补零，写“2025年6月12日”，不写“2025年06月12日”2。随文带着表格模板的，在正文下空一行、左空二字写“附件：”加名称，名称后面不加标点2。

其他几类通知差在哪里

转发性通知的正文大都很短，一句话交代“现将《××××》转发给你们，请认真贯彻执行”，重点全在被转发的文件身上。会议通知要交代会议时间、地点、参会人员、需要带的材料，通常以“请于×月×日前将参会人员名单报×××”收尾。这几类都不套用前面那套三段展开。

落笔顺序，和阅读顺序正好反过来

实际起草最省事的做法是：先列事项，把“要谁做什么”一条条写下来；再回头找缘由，因为理由是从事项倒推出来的；然后补严执行要求；最后回填标题和主送机关——标题里的“事由”，说到底就是事项的概括，事项没写清，标题也概括不出来。

这也接上第一篇文章的那句话：收文的人是来办事的。三段不是格式仪轨，就是三个必答的问题——为什么办、办什么、办到什么程度什么时候交。三个问题都答完了，这份通知就该发出去了。