很多刚进机关或国企的人，第一次写公文都栽在同一个地方：按写文章的老办法写了一篇，自己读着通顺、逻辑也清楚，交给带自己的人，却被退回来重写。退回的理由往往不是“写得不好”，而是“这不像公文”。
“不像公文”到底差在哪里？如果只被告知“格式不对”，照着改了三四遍还是不明白。真正的原因只有一条：公文根本就不是文章。 普通文章是写给读者看的，读者看完可以什么都不做；公文是写给办事的人办的，收文的人看完必须产生一个动作——去做、去批、去回、去知。就是这一个差别，决定了公文为什么会有固定的文种、固定的结构和固定的语体。
读你公文的人，是带着任务来的
普通文章的读者，你可以假定他只关心“读起来有没有收获”。他读完，合上就走，不承担任何后果。
公文的读者不一样。写通知，是要求下级单位去执行；写请示，是请上级批准一件事；写报告，是把工作情况汇报上去；发函，是请平级或不相隶属的单位配合。收文的人不是“读者”，是“承办人”。他要判断：这件事要不要办、由谁办、什么时候办完、办完向谁回话。一份公文如果没有让他知道这些，文笔再漂亮也是废纸。
《党政机关公文处理工作条例》给公文下的定义里有两个词很关键：“具有特定效力”和“规范体式”。“特定效力”是说它有办事的效力，不是一份随便看看的文字；“规范体式”是说它的样子是规定好的。这两个词不是两件并行的事，后一个是从前一个长出来的——正因为要办事，才必须有统一体式。1
第一处固定：文种，回答的是“这件事该走哪条路”
条例列出了十五种公文种类，每一种都写明了适用情形。这不是为了分类好看，而是因为不同的事走不同的路，路上各方的义务也不同。看几条原文就很清楚：
- 通知，“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。”
- 请示，“适用于向上级机关请求指示、批准。”
- 报告，“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。”
- 函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”1
注意这几个定义里最关键的是动词：通知是“执行”，请示是“批准”，报告是“汇报、反映”，函是“商洽、询问、答复”。动词不同，收文的人要做的事就不同。
所以文种选错，后果不是“用词不地道”，而是这条路走偏了。比如你要上级批一笔钱，却写成了报告——报告只是汇报工作、反映情况，条例明确规定不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，上级收到后阅知即可，不会给你一次批复，你要的批准就落空了。1 反过来，把只是汇报一下的日常工作写成请示，等于凭空给上级添了一件必须批的事。文种不是标题里挑个好听的名词，它决定的是这件事由谁负责、按什么程序走、走到哪一步算完。
第二处固定：结构，是把办事需要的信息放进固定位置
条例规定公文标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成；主送机关是“公文的主要受理机关”；抄送机关是“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”。1 国家标准则把公文页面划成版头、主体、版记三部分，每一部分里放哪些要素、放在什么位置，也都有统一要求。2
把这些规定翻译成办事的语言，其实是一句话一件事：
- 标题 → 谁发的、什么事、什么性质；
- 主送机关 → 这件事由谁办；
- 正文 → 办什么、怎么办、什么时候办完；
- 发文机关署名、成文日期、印章 → 谁负责、什么时候定的、凭什么算数；
- 抄送机关 → 还有谁需要知道，但不需要他办。
位置固定的价值在于省事。承办人收到文件，不必从头读到尾去找“这到底要我干什么”，扫一眼标题和主送机关就知道该不该自己接，翻到正文就能找到时限和报送方式。登记、流转、归档、日后复查，靠的也是这些位置。如果每份公文都像散文一样把关键信息撒在段落中间，读的人每次都得重新找一遍，公文最基本的那点效率就没有了。
第三处固定：语体，因为办事的要求是能被检查
办事和读文章还有一点不同：办得对不对，是要被检查的，有时还要留下来作为凭据。这就决定了公文的语体偏向陈述、偏向具体，而不是偏向修饰、偏向感染。
看两句表达同一个意思的话：
希望各单位高度重视，抓紧落实，尽快将排查情况报上来，共同把这项工作做好。
请各单位于3月15日前完成辖区安全隐患排查，填写《隐患排查情况表》，加盖公章后报送市局安全生产科，同时将电子版发送至安全生产科邮箱。
第一句读完了，仍然不知道三件事：什么时候算“尽快”、报表交给谁、要交出什么东西。第二句里每一个信息都能对上一个动作：谁办（各单位）、办什么（排查并填表）、以什么形式（盖章纸质版加电子版）、报给谁（安全生产科）、什么时候（3月15日前）。前者是感想，后者才能落到具体人头上被检查。
要说明的是，“高度重视”“扎实做好”这类词在公文里并非不能用，它们通常出现在开头交代背景、表明态度的地方。问题在于它们不能是唯一的内容——如果整份文件只有表态，没有人名、部门、时限、数量、报送口径，那么承办人拿到它，还是不知道该怎么动手。
落笔前先问三个问题
带着“读者是来办事的”这个前提写，判断起来就简单了。写任何一份公文，落笔前先回答三句话：
- 这份公文的主送机关是谁？——这件事要他负责。
- 我要他做的动作是什么？——执行、批准、配合，还是仅仅知悉？
- 这个动作什么时候、以什么形式、交给谁，就算完成？
三句话答得出来，文种、结构和语体基本也就定了：要他执行的是通知，要他批准的是请示，只让他知道的是报告或通报，请他配合的是函；标题和主体里该放的信息自然就位；写的时候也会下意识地去找具体的时间、数量和责任主体。
最后一点边界。结构固定，不等于内容可以空。条例第十九条要求公文“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼”，还要求“所提政策措施和办法切实可行”。1 固定的只是骨架，骨架里的事实和数字，仍然得靠自己调查清楚、核算清楚。套模板套出来的公文，形式上可能挑不出错，但读的人依然没法照着去办事——那它离合格还差得远。