你起草一份《关于申请拨付老旧小区改造专项资金的请示》，主送写了“市财政局、市发改委”，抄送“市住建局、各区人民政府”。三个月后钱没到账：财政局说这钱是发改委立项的，我们以为他们主办；发改委说拨付归财政。主任批了四个字：主送不清。
这份稿子在文种、理由、语气上都没大问题，只在受文机关那一栏出错，结果没有人对这件事负责。这一篇讲三件事：主送和抄送差在哪、为什么差在这儿；哪些文种压根不写主送；名称、顺序、标点和位置怎么排。
判据：谁必须给我回话
《党政机关公文处理工作条例》对这两个词各有一句定义：
“执行或者知晓”是关键。抄送机关收下文件，看一眼、归个档、需要时配合一下，就到此为止；主送机关得登记、拟办、协调、答复。一份公文有没有人管，取决于主送机关写没写对；写错或者并列，等于把“由谁负责”推给收文单位去猜。
所以判据只有一句：这份东西发出去，谁必须给我回话？ 要回话的写主送，只要知道的写抄送。
回看开头那份请示：钱由财政局拨，财政局主送；发改委管立项、住建局管项目、区政府管属地，都是“需要知道并能配合”，全部抄送。一份请示只对一个机关提要求，责任就落定了。
四条规则，都能从判据推出来
一、上行文原则上只主送一个上级机关，其余改抄送，并且不抄送下级机关。
“只主送一个”好理解。“不抄送下级”要说明：请示是等上级拍板的件，批下来之前事情还没定；下级看到抄送件，很可能当成“上面已经同意了”，先干起来。更实在的是，批复只发给请示的那一家，下级手里只有抄送来的请示、没有批复，事后追责时它拿不出执行依据。没定的事不往下散，是这个规矩的实际作用。
二、受双重领导的机关向一个上级行文，必要时抄送另一个。
一个单位有两家上级（区教育局既受市教育局业务指导，又在人事经费上归区政府管）时，最自然的做法是把两家都写进主送栏，看上去“都报到了”，实际最容易出事：两家都可能认为对方在办。解法仍是主送一家、抄送另一家。
三、越级行文必须同时抄送被越过的机关。
一般不得越级行文。特殊情况跳过了直接上级，被跳过的那一级就从“经办人”变成“不知情的人”，事办完再回头找它，只能从头问起。抄送是给它一个在场的位置。
四、重要下行文要同时抄送发文机关的直接上级机关。 方向相反，道理相通：本级机关要下级做什么，它的直接上级得知道，日后检查总结才对得上账。
还有一条反向提醒：抄送也是行文。 收文机关一样要登记、办文、归档，多抄一家就是多给一家派活；把不该知道的单位抄进去，还容易带出保密和推诿的问题。判断办法还是那句：这一家需要执行或者知晓吗？不需要就不写。
有些文种根本不写主送
公告、通告、决议、决定、命令（令）、公报、纪要，通常不标主送机关；意见和决定可以标也可以不标4。
因为它们的受文对象是不特定的：公告面向国内外，通告面向一定范围内的公众，纪要发给参会单位。硬写一个主送反而不准确：给一份通告标上“各有关单位：”，没列进去的单位看到了算不算数？
不写主送，受文范围靠 附注 界定。条例把附注定义为“公文印发传达范围等需要说明的事项”1，《党政机关公文格式》规定它居左空二字、加圆括号排在成文日期下一行2。日常见到的“（此件公开发布）”“（此件发至县团级）”，做的就是主送机关原本那件事：告诉经办人员这份文件该传到哪一层。
拿同一件事对照最清楚：同样一个通知事项，写成通知必须写明主送机关，因为通知的全部意义就是让特定机关去办；写成会议纪要就不写主送、也不盖章，因为受文对象就是参会单位。差别不在内容，在受文对象是特定的还是不特定的。
名称、标点、顺序、位置
名称。 用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称1。只发给一个或几个单位的，一一列明；普发性下行文用统称，比如“各区、县（市）人民政府，市政府各部门、各直属单位”，定了就要稳定；只发给同类机关中一部分的，用“有关”收口，比如“市直有关部门”。简称要用规范的那一个4。
标点。 同级同类机关之间用顿号，同级不同类之间用逗号，最后一个名称后是全角冒号。例如“各市人力资源社会保障局，省厅各处室、直属单位：”——逗号分开两类，顿号分开同类3。
顺序。 主送机关多的，按先外后内、党政军群的顺序排。抄送机关按上级、平级、下级排，同级之间按党、政、军、群；“抄报”“抄发”这类分列写法已不再使用，抄送栏里只写“抄送：”3。
位置。 编排在标题下空一行，居左顶格，回行仍顶格。受文单位多到把正文挤出首页时（公文首页必须显示正文），把主送机关整体移到版记，排在抄送机关上一行，两者之间不加分隔线2。
三处看着没错，其实已经错了
有隶属关系的两家并列主送。 “市委、市委宣传部：”——宣传部是市委的工作部门，把下级和上级并排写进主送栏，等于让两家同时受理。需要宣传部执行或知晓，放抄送栏。
同一份公文换个主送机关重复报送。 比如以县委名义报市委，同时以县政府名义报市政府。看上去多报一家更稳妥，实际会让同一件事被重复办理，甚至给出互相矛盾的答复。要么两家联合行文，要么主送一家、抄送另一家3。
直接报给上级机关负责人个人。 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文1。领导个人不是受理机关，签收了也没进办文流程，事就悬在那儿。
动笔前问一句话
写受文机关那一栏之前，先问：这份东西发出去，谁必须给我回话？
要回话的写进主送栏，上行文只写一个，其余挪到抄送；只需要执行和知晓、不用答复的进抄送栏，只抄真的需要的那几家；谁都不用回话的——公告、通告、纪要这类面向不特定对象的文件——干脆不写主送，改用附注标清印发传达范围。
这一栏只是几个机关名字，实际定的是这件事由谁负责。