前两篇解决了两个问题：清单为什么会长到失控，以及清单里的东西为什么根本不是一回事。现在手里有了项目清单、任务清单和日历，也知道只有下一步动作才进今日清单。
但还剩最关键的一步没走：这一周，到底该往清单里放几件？
大多数人的答案是凭感觉——“这周把这五件事都推进一下”。结果往往是：到了周五，清单上的条目不但没少，还多了几条。你把这归结为自己不够自律，其实只是从没算过一周真正有多少时间可以装东西。这篇就来做这次减法。
先承认：我们对时间的估计本来就偏大
研究者做过一个对照：先让人估自己每周工作多少小时，再让他们用半小时为单位记时间日记，看实际做了什么。自称每周工作 60 小时的人，实际记下来约 44 小时；自称 70 小时的记到约 50；连自称 80 小时的，也只在 55 小时附近 2。偏差不是随机的——几乎所有人都往多了估，报的数越大，虚得越多。
工作时间好歹还是记账的，“下班之后属于我自己的时间”则几乎没人记过账，全靠脑补。所以下面这步减法，值得动笔算，而不是凭印象估。
第一步：从 168 小时开始做减法
一周就是 小时，对谁都一样。所有安排最终都从这个总数里出。
关键动作是：先扣掉那些已经发生、你挪不动的时间，看看还剩多少 5。以一个固定上班的成年人为例：
- 睡眠：7.5 小时 × 7 天 = 52.5，约 52 小时
- 工作加通勤：9 小时 × 5 天 = 45 小时
- 三餐、洗漱、家务、日常杂事：3 小时 × 7 天 = 21 小时
三项相加 小时， 还剩 50 小时。
50 小时听起来是一大笔“我自己的时间”。但这只是 结构上的上限：这 50 小时里还塞着休息、社交、放松，以及每天突然冒出来的事，它不是能拿去推进计划的时间 5。
那真正可支配的还剩多少？给出精确数字不可能，但各家算出来的量级接近：一个正常上班的成年人，一周真正能自己支配、且有精力用来做事的时间，大致在 15 到 25 小时 之间；有小孩或要照顾家人的人，常常不到 10 小时 1。如果觉得这个数小得离谱，那正好说明感觉高估了——这类估算里，人普遍高估自己 40% 到 50% 的可用时间 3。
第二步：这 15 到 25 小时是散的，不是一整块
15 到 25 小时如果真是一整块，够做很多事。但它散落在早上出门前的二十分钟、午休的一小时、晚上九点到十点的这一小时、周末的某个上午。所以“我有 20 小时”和“我做完了相当于 20 小时的事”完全是两码事。
真正能用来推进一件需要动脑的事情的，是 一段连续、不被打断的时间，我们把它叫“空段”。一件事需要多长，就得找出多长的空段。写一份需要想清楚的东西，通常要一个完整的 60 到 90 分钟 4；切成四段十五分钟，产出完全不是一回事。
所以正确的换算不是数总小时数，而是数 我有几个空段。按每个空段 60 到 90 分钟算，15 到 25 小时大约等于一周 10 到 20 个空段。而且它们分布得不均匀：白天上班的人，空段基本集中在晚上和周末。
第三步：用空段换算成“件数”
有了空段数，最后一步就是估一件“要动脑的重要事”会吃掉几个空段。
这里必须保守，因为人对耗时系统性低估，一件事常比估的多一半甚至一倍（计划谬误，第一篇讲过这件事）。所以一件要动脑的重要事，要按 1 到 2 个空段预留。
再把日常琐事和意外扣掉。一个不贪心的排法是：可支配时间里只排六到七成，其余留空 1。落到空段上，10 到 20 个空段里，真正留给重要事的约剩 6 到 12 个。按每件事平均占 1.5 到 2 个空段算，6 到 12 个空段对应大约 3 到 8 件；居中的、也是更常见的情况，是一周 4 到 6 件。
而很多人在周日晚上写下的是 15 件。
这就是容量的含义：一周能装进去的东西有一个上限，而这个上限比感觉小得多，它由空段数决定，不由决心决定。
为什么按周算，而不按天算
你可能会想，每天定目标不就行了？问题恰恰出在这里。每天写死“今天必须完成这三件事”，一旦某天开会多、状态差、孩子生病，当天就完不成；第二天你带着昨天的欠账继续赶，第三天继续累积，两周后你会觉得这套方法没用，然后放弃。这正是“坚持不过两周”最常见的死法。
按周算就不一样。周是一个有容错的单位：周一崩了，周三或周末还能补；某天状态好，可以多塞一个空段。它给出的是一周的总预算，而不是每天的一次考试。预算可以调剂，考试只能失败。
还有一点：容量是上限，不是任务。算出“这周能装 5 件”，不是要你把 5 个位置填满——要留一部分空着，给那些一定会来的意外。经验上排出六到七成、留三到四成不排事，计划才活得下来 1。
落到操作上的四条
第一，先算账，再定目标。找个安静的时间，用上面的减法算一次自己的数字：结构上限多少、扣完杂事剩多少、能切出几个空段。不用精确，量级对就够了。每季度复查一次。
第二，每周只挑 3 到 5 件真正重要的事，写进这一周。其余放进一个“溢出”池——不是删掉，只是不当成本周的承诺。
第三，永远别把这周的空段排满。留出的空白不是浪费，是留给“周会像周一样出状况”的余量。
第四，下周一用上周的真实结果当基准。与其继续估，不如看你上周实际完成了几件重要的事，那个数字比任何估算都准。
算出“这周能装几件”之后，还有一件事没解决：同样一件事，放在一天里的哪个位置，效果差别很大。那是下一篇的事。