# 公文文种地图：十五种文种，先分方向，再挑用途

按行文方向和办事动作把十五种法定文种排成一张地图，并讲清公告与通知、通报与通知、批复与函这些最容易混的边界

> 公文文种 · 行文方向 · 公文格式 · 约 8 分钟 · 09 月 30 日

## 本篇要点

1. 公文按行文方向分上行、下行、平行三类，方向由发文机关与收文机关之间的隶属关系和职权范围决定，不是写作者可以随便挑的。
2. 没有隶属关系的单位之间没有指挥权，因此不能用通知、批复这类下行文去布置任务或答复审批，商洽与请求配合只能用函。
3. 十五种文种里，请示和报告是上行文；通知、通报、批复、决定、决议、命令（令）、纪要属下行；函是不相隶属机关之间的主要文种；意见横跨三个方向；公告、通告、公报面向不特定公众，没有具体主送机关；议案是政府向同级人大或人大常委会提请审议。
4. 选框的顺序是先问关系（对方是我的上级、下级还是不相隶属），再问动作（要它批准、执行、知悉还是商洽），文种就跟着这个动词定下来。
5. 公告、通告、通知的区别在对象和场合：公告面向国内外，通告在特定范围内有约束力，通知是机关内部办事用；把内部活动写成公告是最常见的一类错误。
6. 通报重在告知与教育，通知重在布置任务；决定重在作出处理结论，通报重在让情况被大家知道。同一件事常常通报加通知两份并用。
7. 批复只用于答复下级机关的请示；不相隶属单位来请求批准，同样的事情也只能用函答复。
8. 标题末尾只能出现一个文种，“请示报告”这类写法会让承办人无法判断该走哪条办理流程。

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上一篇把公文和普通文章的分界落在一句话上：收文的人是来办事的。顺着这句话往下走，最容易卡住的地方就是文种——这件事到底该用哪个名称发出去。实际被退回来的稿子，很多不是文字不好，而是文种选错了：该发函的发了通知，该发通报的发了决定。明明是单位内部的活动安排，却写成了一则“公告”。

《党政机关公文处理工作条例》规定了十五种公文种类，每一种都写明了适用情形。[1] 把它们背下来意义不大；但把它们按方向排成一张地图，再记住几组容易混的边界，选文种就变成一件有步骤可循的事。

## 第一步不是挑文种，是先看你和对方是什么关系

条例第十四条写得很清楚：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”[1] 这句话的意思是，一份公文能往哪个方向走，由你们两家单位之间的组织关系决定，不由你希望这份文件看起来有多重决定。

公文按方向分三类：

- 上行文：下级机关报给上级机关，如请示、报告；
- 下行文：上级机关发给所属下级机关，如通知、通报、批复；
- 平行文：平级或不相隶属的机关之间，主要是函。[2]

“隶属关系”要理解准，它指的是领导与被领导、指导与被指导的关系。市政府和它下属的局之间有隶属关系，市财政局和市教育局之间通常没有；你所在的国企和上级集团公司之间是隶属关系，和本地另一家没有股权、也没有管理关系的国企之间就没有。

这个关系是硬约束。你和对方没有隶属关系，你发的文件对对方就没有指挥权，写“请务必于×日前完成”也不成立——对方不归你管，你没有给它布置任务的权力。所以选文种的第一步永远是先看关系：对方是我的上级、我的下级，还是跟我谁都不管谁。

## 十五种文种按方向排开

把十五种文种分别放进对应的方向，地图就出来了。

| 方向 | 文种 | 条例里的适用情形（要点） |
| --- | --- | --- |
| 上行 | 请示 | 向上级请求指示、批准 |
| 上行 | 报告 | 向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问 |
| 三个方向都可以 | 意见 | 对重要问题提出见解和处理办法 |
| 下行 | 通知 | 发布、传达要求下级执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文 |
| 下行 | 通报 | 表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知重要情况 |
| 下行 | 批复 | 答复下级机关请示事项 |
| 下行 | 决定 | 对重要事项作出决策和部署、奖惩单位和人员、变更或撤销下级不适当的决定 |
| 下行 | 决议 | 会议讨论通过的重大决策事项 |
| 下行 | 命令（令） | 公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖 |
| 下行 | 纪要 | 记载会议主要情况和议定事项 |
| 面向公众公布 | 公告 | 向国内外宣布重要事项或者法定事项 |
| 面向公众公布 | 通告 | 在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 |
| 面向公众公布 | 公报 | 公布重要决定或者重大事项 |
| 向权力机关 | 议案 | 政府按法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项 |
| 平行 | 函 | 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项 |

有三处需要说明。

**意见是唯一横跨三个方向的文种。** 向上，可以用它向上级提出对某个重要问题的见解和建议；向下，可以用它对下级工作给出处理办法；平级之间也能用。它之所以灵活，是因为条例只限定了它办什么事（“对重要问题提出见解和处理办法”），没有限定收文对象。

**通知在方向上有一点弹性。** 条例的表述是“要求下级机关执行**和有关单位**周知或者执行的事项”——后半句里的“有关单位”可以包括不相隶属的单位，比如通知相关单位参加一次会议、报送一次材料。但要让不相隶属单位去“执行”某项任务，就不能靠通知，那属于商洽，得用函。

**公告、通告、公报是面向不特定对象的公布性文种。** 它们没有具体的主送机关，是发向社会公众的，不是机关内部办事的工具。命令（令）的发文主体也由法律法规限定，普通单位一般用不上。

## 第二步：问对方收到之后要做什么

方向定下来，同一方向里还有好几个文种。这时靠第二个问题区分：我要收文的人做完什么动作，这件事才算办完？

- 要上级**批准或给指示**的，是请示；
- 只要上级**知道情况**的，是报告；
- 要下级**照着办一件事**的，是通知；
- 要**答复下级**报上来的请示的，是批复；
- 要把某件事**让全系统都看到，并从中学习或引以为戒**的，是通报；
- 要**给某件事定个结论、给某个单位或人员定一份奖惩**的，是决定；
- 只是**商洽、询问、请求配合**的，是函。

一句话记：文种跟着动词走——批准、执行、知悉、商洽，各有各的名字。

## 最容易混的几组边界

**第一组：公告、通告、通知。** 三者都带“知”的意思，对象和场合却完全不同。公告是“向国内外宣布”重要事项或法定事项；通告是“在一定范围内”公布应当遵守或周知的事项，往往带专业性和约束力，比如某路段的交通管制通告；通知则是机关内部或上下级之间办事用的。职场上最常见的错法，是把单位内部的活动安排写成“公告”——《关于举办职工运动会的公告》。运动会只需要本单位职工知道，既不是向国内外宣布的重要事项，也不是法定事项，用通知才对。这一步错，暴露的是没弄清这份文件到底给谁看。

**第二组：通报和通知。** 名字只差一个字，用意差很远。通知是布置任务的，收文的人要去做一件具体的事；通报是告知和教育的，收文的人要从中受到启发或警示。所以“关于开展安全隐患排查的通知”必须写清排查范围、报送时限和报送方式；“关于××事故的通报”重点是把经过、原因、教训讲清楚，让全系统对照检查。同一件事经常两份都用：先发通报说明情况，再发通知布置整改。

**第三组：决定和通报，以及批复和函。** 同样是表扬或批评，重在作出处理结论（记功、处分、变更或撤销某项决定）的，用决定；重在让这个情况被大家知道、以便学习或警醒的，用通报。两者不是谁比谁“更正式”，而是办事目的不同：决定产生的是对当事人的处理效力，通报产生的是对读者的教育效果。

批复和函的界线同样值得记牢。批复只能答复**下级机关**的请示，前提是对方先报了请示过来；如果来请求批准的是与你**不相隶属**的单位，即使同样是“请予批准”，也只能用函答复，不能发批复——因为你没有对它下批复的权力。这又一次说明，方向是硬约束。

顺带一个避坑：**标题末尾只能有一个文种。**“关于××工作的请示报告”这类写法，标题里同时出现两个文种，收文的人第一眼就不知道该按哪条流程转：按请示要给你答复，按报告只需阅知。这不是措辞讲究不讲究的问题，是流程会被卡住。

## 一张选框用的流程图

把上面的判断合起来，落笔前按这个顺序走一遍：

```mermaid
flowchart LR
  Q["收文单位与我的关系"] --> A["它是我的上级"]
  Q --> B["它是我的下级"]
  Q --> C["和我没有隶属关系"]
  A --> A1{"要它做什么"}
  A1 --> A2["批准、指示：请示"]
  A1 --> A3["汇报、反映情况：报告"]
  B --> B1{"要它做什么"}
  B1 --> B2["执行具体事项：通知"]
  B1 --> B3["答复它报来的请示：批复"]
  B1 --> B4["表彰批评、告知情况：通报"]
  C --> C1["商洽、询问、请求配合：函"]
```

实际使用时再补两句核对：上行文原则上只主送一个上级机关，请示要一文一事。这两条写在条例第十五条里[1]，它们和文种选择其实是同一件事的两面——文种决定了走哪条路，主送机关和一文一事决定这条路能不能走通。

到这里，地图是完整的：关系定方向，方向定大类，动作定具体文种，剩下的边界靠几组对比记住。

## 术语表

- 行文方向：公文按收发双方的关系分成上行、下行、平行三种走法，决定文种可用哪些。
- 隶属关系：单位之间领导与被领导、指导与被指导的关系，是判断一份公文能往哪个方向发的依据。
- 公布性文种：公告、通告、公报这类面向社会公众、没有具体主送机关的文种，不属于机关内部办事工具。
- 一文一事：一份请示只讲一件事，便于上级一次明确答复；报告等非请示性公文中不得夹带请示事项。

## 来源

1. [《党政机关公文处理工作条例》全文 — 第二章公文种类第八条列出十五种文种的适用情形，第四章第十四条、第十五条规定行文关系与上行文规则](https://www.gov.cn/zhengce/202203/content_3635137.htm)
2. [公文概述 — 说明按行文方向划分为上行文、下行文、平行文及各自常见文种](https://dangban.shiep.edu.cn/0a/a5/c172a2725/page.htm)

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原文：https://pangzhengboyin.com/articles/chinese-official-document-types-map-6371b094

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