# 会议记录交给 AI：别要纪要，要一张能派活的表

为什么“帮我整理成会议纪要”会把猜测写成决定，以及怎样让它只输出决定、行动项和待定问题，并逼它把空着的负责人和截止标出来

> 指令结构 · 验证成本 · 返工与检查 · AI 工作流 · 约 6 分钟 · 10 月 15 日

## 本篇要点

1. 会议记录里混着三类句子：看法、承诺、决定；它们语法形状相同，差别主要落在“大概/应该/打算”这类情态词上。
2. 摘要式压缩会优先删掉情态词和条件从句，于是“如果供应商回得来，九月大概能做”会变成“确认九月上线”，猜测被升级成决定。
3. 默认摘要的第二个失败是替你填空格：给了负责人和日期两列，它就会为填满而编出名字和日期，且看起来和真行一样自信。
4. 编出来的负责人比“未指定”危险得多，因为没人会去追问一个已经有名字的条目。
5. 指令的核心是把“总结”换成“分类”，只输出三节：决定、行动项、待定问题；行动项固定四格：负责人、动作、截止、来源行号。
6. 必须显式允许“未指定”作为合法输出值，并规定：收件人不等于负责人，建议不等于决定，模糊日期保留原话不换算。
7. 检查从最便宜的一步起：只在原文里搜负责人和截止两列，搜不到就是编的；再收起输出、重读原文查漏；最后先核对自己那一行。
8. 带“不”的决定要专门回原文核对，因为否定词被漏掉后句子依然通顺。
9. 记录里没说的话 AI 变不出来，所以更省力的改法在会上：散会前用一句话把负责人、动作、时间说全。
10. 体量超过两周的条目是项目不是行动项，要先拆到第一个具体动作再入表；没有截止的条目当场给一个默认日期。
11. 两节确实没有内容时就让它们空着，那是记录如实，不是工具失职。

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会开完了，笔记是一团：几段流水账、几句“这个再议”、一句“那这个谁来跟一下”。你把它们丢给 AI，说“帮我整理成会议纪要”。回来的稿子读着挺顺，每段都对，第二天却没有任何人动起来。

问题不在它的能力，在“整理成纪要”这句话本身。会议记录里混着三类长得几乎一样的句子，而默认的摘要在做压缩时，恰好会把它们的区别抹平。

## 三种句子，语法上看不出区别

- “我们得把报价单重做一遍。”——一句看法。
- “张三你来重做报价单，周五前给我。”——一个承诺，有名字、有动作、有日期。
- “这版先不发给客户。”——一个决定。

第一类不产生任何工作；第二、三类才是纪要真正要留下的东西。

麻烦在于它们的句子形状是一样的。“要不要考虑换供应商”和“李四下周把三家供应商的报价拿回来”，都是面向未来的说法。差别主要落在情态词上：是“可能”“应该”“打算”，还是有具体的人、具体的日期。**而压缩做的第一件事，就是把这些词删掉** [1]。

有个流传很广的例子：会上有人说“如果供应商回得来，九月大概能做”，传出去的纪要写成“确认九月上线”。没人撒谎，是“大概”和那个条件从句在压缩里一起消失了，猜测升级成了决定。有研究对会议语料做过统计：讨论得少、原文里证据稀薄的话题，摘要出错的明显更多（43.6% 对 30.4%）[1]。

所以你要的第一个动作，是让它**不要总结，而是分类**。分类会保住“可能”和“一定”的差别，总结会把它抹平。

## 更隐蔽的坑：它会替你填满空格

你给它一个格式——负责人、做什么、什么时候交——它就会把每个格子填满。表上有列，列空着不好看，它就会用最像的答案补上。会上明明只说了“这个事得有人跟一下”，表里会冒出一个名字和一个日期，而且和你亲手写的那几行一样自信 [2]。

**一个编出来的负责人比没有负责人糟得多。**“未指定”会让你当场问一句“这个谁来”；而“张三，下周五”会让张三自以为答应了，别人也以为张三答应了。三周后东西没交，你才发现从来没人认领过 [2]。

所以要做的不是指望它自觉，而是**明确告诉它“未指定”是可以输出的答案**，并要求每一行都能指回原文的哪一句。同样要提前划死的还有两条界线：

- **收件人不等于负责人。**“李四把清单发给王五”里，王五收到清单，不代表王五负责写清单 [3]。
- **建议不等于决定。**“可以考虑把 A 也纳进来”不是“决定把 A 纳进来”。

## 一条能直接用的指令

```
下面是一次会议的原始记录（已按行编号，方便核对）。
不要写总结，不要复述讨论。只输出三节：

【决定】只写会上明确定下来的事，一句一条，标上来源行号。

【行动项】一行一个承诺，格式：
  负责人 | 动作 | 截止 | 来源行号
  - 动作用动词开头，具体到能直接开工的一步，不要写成“推进××”。
  - 负责人必须是原文里被明确指派、或者明确答应的人。
    只是被提到、只是收件人、没有名字的，一律写“未指定”，不要猜。
  - 截止只在原文说过时填写；没说过就写“未指定”，不要估算。
    模糊说法（“下周”“尽快”）保留原话，不要换算成具体日期。

【待定问题】会上提出但没结论的问题，一句一条，标来源行号。

其他规则：
- 保留情态。原文说“大概”“如果……就行”，照原样保留，不要改成确定语气。
- 拿不准属于哪一节的，放进待定问题，不要硬塞进行动项。
- 不要输出开场白和结尾语。
```

为什么恰好是这三节：一份纪要半年后还有人翻，靠的从来不是它复述了多少讨论，而是它说清了“已经定了什么”和“还没定什么”。中间那段你来我往，下次会上基本会被重讲一遍。

## 检查这三步，从最便宜的开始

**一、只看“负责人”和“截止”两列。** 拿原文搜这两个格子里的名字和日期，搜不到就是编的。这一步不是通读，是搜索，几十秒就够——而这两格恰恰是错得最贵的 [1][2]。

**二、反过来查漏。** 把输出收起来，重读一遍原始记录，自己把每个承诺、每个没结论的问题划出来，再和表对照。只盯着输出看的那一步，永远查不出它漏掉了什么 [3]。

**三、先看你自己那行。** 你是唯一能百分之百判断“我到底答应了什么”的人。这一步免费，而且准。

决定里带“不”的，也回原文核一次。会上说“这版先不发给客户”，写成“这版发给客户”，句子照样通顺，只能靠搜“不”找出来 [1]。

## 这套什么时候不管用

**记录里没有的，它变不出来。**所以最省事的改法不在会后，在会上：散会前用一句话把话说全——“张三跟供应商确认，25 号前给答复”。这一句任何工具都抓得准，而且不需要它猜 [4]。这一步做了，会后检查能省掉一大半。

另一种它帮不上的是体量。**“规划下季度的上线”不是行动项，是一个项目。**项目要先拆，拆到第一个具体动作——“6 月 10 日前把上线检查清单写出来”——才填得进那一格 [4]。

还有一条：**凡是没写截止的条目，当场给它一个默认值**，比如“下次这个会之前”。没有日期的行动项会在清单里躺到天荒地老；有日期的，哪怕是个凑合的日子，也至少会被人问一句 [3]。

反过来，如果这份记录里“决定”和“待定问题”两节确实是空的，那就让它空着。那不是它没干活，是这次会本来就没定下什么——如实标出来，比用漂亮句子把它填满有用得多 [5]。

回到和上一篇同一条分工线上：**你负责说清要什么、并给缺的地方补上人；它负责把混在一起的话分开、把空着的格子标出来。**它标出来的那些空格，就是你接下来要打的电话。

## 术语表

- 情态词：会上“可能、应该、打算、如果……就行”这类词，是区分承诺和想法的主要线索；摘要压缩最容易删掉它们，导致语气被升级。
- 合法空值：指令里显式允许输出“未指定”这类值，用来防止模型为填满表格而编造负责人和日期。
- 三节纪要：只保留“决定 / 行动项 / 待定问题”三段，丢掉讨论回顾，因为只有前两者会在会后被真正使用。
- 行动项四格：负责人 | 动作 | 截止 | 来源行号；来源行号让最便宜的那步核验成为可能。
- 收件人与负责人的区别：出现在句子里的人不一定是干活的人，收到东西不等于承担这件事。
- 行动项与项目的区别：体量超过两周的条目是项目，要先拆出第一个具体动作才能当作行动项入表。

## 来源

1. [Telli：AI 会议纪要上线前需要的九分钟检查 — 摘要压缩会优先删掉情态词与条件从句，把“可能”写成“一定”；讨论得少的话题摘要表现明显更差（43.6% 对 30.4%）](https://telli.sh/blog/ai-meeting-summary-review)
2. [Swarmz：How to Prompt AI to Turn Meeting Notes Into Action Items — 编造的负责人比没有负责人更危险，指令里要显式要求输出 UNASSIGNED](https://swarmz.net/blog/how-to-prompt-ai-to-turn-meeting-notes-into-action-items)
3. [ofox.ai：Turn AI meeting notes into action items with owners and deadlines — 三节输出、未指定与未知日期是合法值、收件人不等于负责人](https://ofox.ai/blog/ai-meeting-notes-action-items-template/)
4. [Signal to Summary：Action Item Extraction From Meeting Transcripts — 承诺与讨论的区分，行动项应包含的要素，超过两周的条目先拆成第一个具体动作](https://signaltosummary.com/posts/action-item-extraction-from-meeting-transcripts)
5. [AI News Today：LLM Summarizers Skip the Identification Step — 输出留白是一种信息，空节比例应随原文信息量变化](https://ainewstoday.co/llm-summarizers-skip-the-identification-step/)

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原文：https://pangzhengboyin.com/articles/ai-meeting-notes-action-items-eee8ff23

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